タスク管理で悩んでいます（１）
ここ何年か、いわゆる「タスク管理」で悩んでいます。
スマホが存在しなかった会社員時代は薄型のシステム手帳を愛用し、スケジュールはバーチカルタイプのウイークリータイプに書き込み。会議や打ち合わせのメモは5ミリ方眼や無地のタイプを愛用していました。
一時期、PCでのスケジュール管理をやってみようと思い立ち「Now up-to Date」や「Day Maker」っていうMacのスケジュール管理ソフトを使ったこともありましたが、今のようにモバイルPCやタブレットがない時代なので、出先で紙にメモしたのを帰社後にPCへ登録という非効率なことをやっていたためあっという間に頓挫しました。
そうそう、ミーハーなのでシャープの「ザウルス」を使ったこともありましたっけ。もちろん「ほぼオモチャ」状態で、出張の移動中に携帯をモジュールジャックでつないでNifty-Serveに接続してメールを送って遊んだりしてました。仕事のメールですが、どう考えても新幹線の中から送る必要のないもので、移動中にモバイルでメールする行為自体に酔ってたのでしょう。今思い出すとかなりイタイおじさんでした。
話がわき道にそれました。
今、結構本気で「タスク管理」に悩んでいます。
自分自身のタスク管理という意味ではあまり悩む必要もないのかもしれませんが、取引先含めたタスク管理が難しいなぁと感じています。
そもそも「タスク管理」って言葉、たぶんシステム開発系の人々から生まれた考え方（だと思います）
上位概念として「プロジェクト管理」があって、あるプロジェクトを遂行していくための様々な業務を細分化したひとつひとつの作業が「タスク」。様々なタスクが相互に絡みあったり同時並行で進んだりしながらプロジェクトの完了に向かっていくための「管理」。
なんだか書いてみるとよく分からん。
で、今悩んでいるのは「様々なタスクが相互に絡みあったり同時並行で進む」部分で、自分以外の方の作業管理にどこまで踏み込むかということ。（取引先の悪口になりそうだったので、書きかけた問題点は削除）
自分自身のスケジュールとToDo管理はGoogle Calendarでほぼ充足しています。今年から作業記録を取るためにToDo管理を「Todoist」で入力し、作業時間の記録を（一部作業時間で請求する仕事があるため）「Toggle Track」に入力することを始めました。
問題は、取引先との協働するプロジェクトのタスクの割り振りやチェックをどうするか？という部分。
今はSlackを使ってプロジェクトごとのチャンネルを作成し、取引先と報告・問い合わせ、データのシェアなどを行っています。
しかし、取引先ご担当はとにかく超ご多忙な方でSlackの通知やメールチェックすらままならないという状況。
ちょっとした問い合わせでも、半日放置されることも多々あります。LINEみたいに各々の「既読」マークがついたら「既読スルー」なのか「未読」なのかで、その後の対処ができるんだけどなぁと思ったりしています。
メッセージを「うっかり見落としていた」ために1週間提出物を寝かされることは日常茶飯事。
半年以上寝かされている案件も（ここだけの話）あります。
個人的なスケジュール管理スキルの問題は別にして、この辺のグダグダな仕事の進め方を大改革すべく、チームでプロジェクト管理・タスク管理を効率的に、漏れなく進めていくためのツールって何がいいのかなって、この1か月ほど色々調べています。
最初に検討したのは「Notion」です。
大手企業でも採用されていたり、Youtubeの動画でもいろいろな方が「便利だ」「手放せない」と話しています。
ですがNotionはいわゆるデータベース系のアプリで、（リレーショナルな）データベース設計の基本的な考え方などがないと、使いやすいものにはならないなという印象です。また独特のタグ入力が必要で、取引先にも使ってもらうとことを考えると難しいなと思います。個人的に使うだけならありなのかもしれませんが、使えるようにカスタマイズするにはかなりの労力を必要としそうです。
そこで今検討しているのが「Trello」です。
いわゆる「カンバン」カード式のタスク管理ツールで、拡張機能でガントチャートも表示できます。
タスクの追加やフェーズの移動も簡単なので、これだったら取引先にも紹介して使ってもらえるかなと考えており、今使用しているTodoistをTrelloに変えて、使い勝手を検証していきます。
先々は、取引先とTrelloのデータを共有して作業管理ができたらお互いに業務効率があがるよなと夢想しています。
【余談】
ExcelでガントチャートとかWBS（Work Breakdown Structure・作業分解構造図）作ったりして管理するのが一般的なのかもしれないですが、リモート環境で仕事したいことに加えて、1ファイルで管理すると万が一そのデータファイルが壊れたりするのが怖いので、やはりクラウド系のサービス・アプリケーションがいいですよね。
しかも、タブレットやスマホでもアクセスできるというメリットもありますし。
「DX」って好きじゃない言葉ですが、今回のタスク管理導入で取引先のDXをちょっとでも進められたらと思っています。
ちょっと休憩時間に見ていたYouTubeで、GoogleのTo DoをTrelloみたいに管理できるChromeの拡張機能があるよ！っていうのを見ちゃったんで、ちょっとどうするか迷ってます。
「Desktop app for Google Tasks」っていうあぷりだそうです。英語版ですが翻訳すれば日本語で使えるので問題なさそうです。
作業しながらなので吟味する余裕がありませんが、こちらもちょっと研究してみます。